ERP là gì? Doanh nghiệp triển khai ERP có thật sự tốn kém?

Hệ thống ERP (là từ viết tắt của Enterprise Resource Planning) - tạm dịch là hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Hệ thống ERP là giải pháp tổng thể, liên kết các bộ phận, nhân sự trong doanh nghiệp; giúp tận dụng và phát huy tối đa nguồn lực sẵn có của doanh nghiệp. Hệ thống tích hợp nhiều ứng dụng công nghệ cho phép doanh nghiệp quản lý, vận hành hiệu quả hoạt động kinh doanh của mình.

ERP - Hiểu chi tiết về ERP (hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp)

E (Enterprise - Doanh nghiệp):

Hệ thống ERP được tạo ra để phục vụ mọi nhu cầu quản lý và vận hành cho doanh nghiệp. Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh của mỗi doanh nghiệp mà hệ thống ERP được điều chỉnh phù hợp nhưng nhìn chung, một hệ thống ERP đạt chuẩn phải liên kết và giải quyết được bài toán quản lý của các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp ( như Ban giám đốc, phòng Tài chính - kế toán, phòng Hành chính - nhân sự, phòng Bán hàng…)

R (Resource - Tài nguyên):

Đối với doanh nghiệp, tài nguyên chính là các nguồn lực sẵn có của doanh nghiệp như là: tài chính, nhân lực, vật tư, công nghệ, thông tin, …). Thay vì các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp làm việc và phối hợp với nhau thủ công qua qua file hoặc truyền miệng khiến thông tin dễ bị thất lạc thì ERP giúp thông tin trong doanh nghiệp được lưu trữ qua máy tính và mạng internet, đảm bảo độ bảo mật và an toàn dữ liệu, liên kết nhanh chóng hoạt động giữa các bộ phận, phòng ban. 

P (Planning - Hoạch định):

Nguồn thông tin trong doanh nghiệp được lưu trữ và tổ chức có hệ thống sẽ giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu tối đa chi phí vận hành, thời gian chờ đợi. Một hệ thống vận hành trơn tru sẽ thúc đẩy kinh doanh phát triển. ERP giúp ban lãnh đạo doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và nhanh chóng tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình, từ đó đưa ra các định hướng và quyết định kinh doanh chính xác, kịp thời.

Hệ thống ERP là một giải pháp tổng thể cho doanh nghiệp

Thay vì các doanh nghiệp sử dụng phương thức quản lý thủ công qua excel hay các phần mềm quản lý rời rạc như: Phần mềm kế toán, phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm bán hàng… thì hệ thống ERP cung cấp trọn bộ giải pháp, tích hợp công nghệ, đảm bảo luồng vận hành xuyên suốt, trơn tru giữa các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp.

Một hệ thống ERP được coi là hiệu quả phải đảm bảo tối thiểu 80% nhu cầu quản lý, vận hành của một doanh nghiệp, từ khâu đầu vào (như quản lý nhân sự, thông tin khách hàng,…), đến khâu vận hành, sản xuất ( như thông tin hợp đồng, cơ chế, chính sách, quy trình, bán hàng…), đến khâu tổng hợp báo cáo.

Đặc thù cơ cấu tổ chức của các doanh nghiệp hiện nay là tổ chức theo phòng ban( như phòng Kế toán, phòng Hành chính, Phòng kinh doanh…). Mội phòng ban có trách nhiệm và thực hiện chuyên môn riêng. Việc chuyển thông tin từ phòng, ban này sang phòng, ban khác được chuyển thủ công ( qua mail, copy file…) sẽ khiến thông tin dễ thất lạc và năng suất làm việc thấp.

Hệ thống ERP cung cấp các module phù hợp với chức nặng, đặc thù công việc của từng phòng, ban và hơn thế, nó giải quyết bài toán liên kết giữa các phòng, ban, mô phỏng tác nghiệp của hoạt động kinh doanh theo quy trình cụ thể. Thông tin được luân chuyển tự động sẽ được lưu trữ và kiểm soát chặt chẽ theo quy trình trên ERP.

Các báo cáo sẽ được tạo ra và có sự tổng hợp thông tin tự động từ nhiều nguồn thông tin trong doanh nghiệp, từ đó giúp ban lãnh đạo có cái nhìn toàn cảnh về tình hình hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp mình.

Một hệ thống ERP hoàn thiện cần đảm bảo các yếu tố nào?

Một hệ thống ERP đạt chuẩn cần đảm bảo các yếu tố sau:

1. Được thiết kế các phân hệ nghiệp vụ phù hợp với đặc thù công việc của từng phòng, ban (gọi là module hoặc tool):

Tương ứng với mỗi phòng ban trong doanh nghiệp, hệ thống ERP sẽ có các tool tương ứng. Ví dụ: Phòng Hành chính – nhân sự có tool chấm công, tính lương, quản lý nhân sự, tuyển dụng… Phòng bán hàng có tool quản lý sale, quản lý hợp đồng, quản lý khách hàng, sản phẩm & dịch vụ…

Mỗi tool được thiết kế theo quy trình đảm bảo hoạt động kinh doanh tổng thể của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể mua tổng thể giải pháp ERP hoặc một phần giải pháp theo từng giai đoạn tùy khả năng.

2. Có khả năng phân tích quản trị hệ thống:

Hệ thống ERP cho phép phân tích hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh dựa vào các chiều báo cáo, phân tích. Ví dụ, doanh nghiệp có thể phân tích khả năng tiêu thụ sản phẩm dựa vào báo cáo kinh doanh, hoặc phân tích hiệu quả kinh doanh sản phẩm ứng với mỗi mùa vụ và vùng miền…

3. Có tính tích hợp chặt chẽ:

Các tool trong hệ thống ERP phải liên kết chặt chẽ với nhau, cho phép trao đổi, kế thừa thông tin dữ liệu giữa các phòng, ban trong doanh nghiệp, đảm bảo thông tin đồng nhất, giảm việc cập nhật xử lý dữ liệu tại nhiều nơi và cho phép thiết lập các quy trình tương tác nghiệp vụ giữa các phòng, ban.

4. Có tính mở:

Tính mở của hệ thống ERP cho phép doanh nghiệp điều chỉnh cấu hình, thông số của hệ thống phù hợp với đặc thù quản lý của mình. Ví dụ, doanh nghiệp có thể tự thiết lập quy trình quản lý mới, mở rộng quy trình khi cần.

Hệ thống ERP còn cho phép kết nối nhiều nguồn dữ liệu khác nhau, giúp quản lý tối đa nguồn thông tin dữ liệu sẵn có của doanh nghiệp. Hoặc doanh nghiệp có thể tùy chỉnh các công thức được thiết lập sẵn trên hệ thống như công thức tính lương, chấm công…

Triển khai một hệ thống ERP thật sự tốn bao nhiêu tiền?

Nội dung khảo sát bao gồm chi phí cài đặt phần mềm, phần cứng, các dịch vụ tư vấn và chi phí nhân sự nội bộ và chi phí 2 năm đầu tiên, chi phí thực sự là bảo trì, nâng cấp và tối ưu hóa hệ thống. TCO trung bình là 15 triệu đô (cao nhất là 300 triệu đô và thấp nhất là 400 nghìn đô).

Mặc dù rất khó để đưa ra con số cụ thể nhưng qua khảo sát, Meta group nhận định rằng chi phí để triển khai một hệ thống ERP là thật sự đắt đỏ nhưng sẽ không là vấn đề gì nếu doanh nghiệp triển khai hiệu quả hệ thống ERP.

Doanh nghiệp nên giành ngân sách bao nhiêu cho việc triển khai hệ thống ERP?

Doanh nghiệp đầu tư cho hệ thống ERP không thể nhìn vào chi phí bỏ ra ban đầu mà phải tính đến hiệu quả lâu dài. Đầu tư cho hệ thống ERP không chỉ đầu tư một lần mà đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng một lộ trình phù hợp, có ngân sách mở rộng và nâng cấp.

Thay vì tỷ lệ đầu tư trên doanh số, doanh nghiệp thường quan tâm đến hiệu quả đầu tư, cụ thể là tỷ lệ thu hồi vốn (ROI – return on investment), tức là sau bao lâu lợi nhuận sinh ra từ việc ứng dụng hệ thống ERP có thể bù được chi phí đầu tư cho hệ thống. Ở Việt Nam, việc xác định đúng con số này không hề đơn giản nhưng đây là bài toán đầu tư thông thường đối với các doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp xác định rõ mục tiêu và được cung cấp đầy đủ thông tin về các giải pháp thì họ hoàn toàn có thể lập được ngân sách cho việc sở hữu một hệ thống quản lý tổng thể ERP. Đầu tư cho ERP là một sự đầu tư lâu dài và hiệu quả mà nó mang lại là không hề nhỏ.

Sau cuộc nghiên cứu 63 công ty, Meta group đã cho thấy phải mất 8 tháng sau khi vận hành ( và 31 tháng xây dựng hệ thống) thì ERP mới cho thấy được giá trị to lớn của nó đối với mọi doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối thiểu 1,6 triệu đô là chi phí vận hành hàng năm, chưa kể đến việc thúc đẩy doanh số sau khi áp dụng hệ thống ERP.