Tại sao ERP là lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp?

Trong thời đại công nghệ 4.0, việc doanh nghiệp tiếp cận công nghệ thông tin là điều tất yếu. Cùng với việc mở rộng doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên thường gặp khó khăn khi cần tối ưu bộ máy quản lý, quy trình vận hành. Chuyển đổi số giúp doanh nghiệp hội nhập quốc tế, nâng cao tiềm lực cạnh tranh của thương hiệu, tiếp cận khách hàng nhanh chóng. Hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp ERP là giải pháp chuyển đổi số cho mọi doanh nghiệp

5 lợi ích to lớn của ERP đối với doanh nghiệp

1. Tiết kiệm tối đa chi phí cho doanh ngiệp

“Hệ thống ERP được triển khai trong doanh nghiệp sẽ tạo ra luồng thông tin xuyên suốt giữa các phòng ban, giúp các phòng ban liên công công việc nhịp nhàng, hiệu quả, loại bỏ các yếu tố trung gian không cần thiết gây tốn kém chi phí quản lý, từ đó nâng cao năng suất lao động trong doanh nghiệp.”

Hiệu quả về mặt chi phí của ERP được thể hiện qua các yếu tố sau:

Tiết kiệm chi phí đào tạo cho nhân sự mới ( khi thông tin được quản lý trên hệ thống thì nhân sự trong doanh nghiệp hoàn toàn có thể chủ động truy cập và nắm bắt quy trình)
Thúc đẩy nhân sự làm việc hiệu quả hơn ( ERP giúp liên kết hoạt động giữa các phòng ban, giảm thời gian chờ đợi nên hiệu suất lao động tăng cao)
Cắt giảm tiền hao phí trong quá trình vận hành bằng phương pháp quản lý truyền thống ( ví dụ: thay vì phải thuê nhiều nhân sự cho việc đào tạo nhân lực thì thông tin được lưu trữ qua ERP sẽ giúp doanh nghiệp cắt giảm được khoản chi nhân sự này)
Tiết kiệm ngân sách cùng các khoản chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất
Đưa ra thông tin chính xác, rút ngắn thời gian xử lý dữ liệu
Quản lý hiệu quả nguồn tài chính, dòng tiền của doanh nghiệp
Cắt giảm chi phí marketing mà vẫn đảm bảo được mối quan hệ gắn bó với khách hàng

2. Gia tăng mối liên kết trong doanh nghiệp

Sự liên kết, trao đổi công việc giữa các phòng ban trong doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp lơn với số lượng lớn bộ phận, phòng ban, nhân sự có thể gặp khó khăn hoặc bị trì hoãn do hạn chế trong việc lưu chuyển thông tin.

Hệ thống ERP cung cấp mạng lưới vận hành, điều phối công việc giữa các bộ phận, phòng ban, giúp doanh nghiệp giải quyết vấn đề này. Hệ thống ERP cho phép mọi nhân sự trong doanh nghiệp truy cập kho dữ liệu chung từ máy tính, giúp họ nắm bắt nhanh chóng thông tin, tiến độ công việc của mỗi phòng ban , từ đó chủ động, linh hoạt sắp xếp công việc, đồng bộ công việc của mình với hệ thống chung.

“Như vậy, khi cần giải quyết công việc chung của doanh nghiệp, các bộ phận, phòng ban sẽ có sự kết nối thông tin nhanh chóng từ xa mà không cần mất thời gian chờ đợi, tăng hiệu quả làm việc.”

3. Nâng cao hiệu suất lao động của doanh nghiệp

Nâng cao hiệu suất lao động là điều mà mọi doanh nghiệp đều muốn và bắt buộc thực hiện để có lợi thế cạnh tranh tốt nhất trong nền kinh tế phát triển vũ bão ngày nay.

Một trong những việc doanh nghiệp có thể làm là cắt giảm những chi phí thừa trong khâu vận hành, quản lý. Bên cạnh đó, việc thiếu thông tin hoặc thông tin không động bộ sẽ gây chậm trễ trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Khi doanh nghiệp ứng dụng ERP, thông tin dữ liệu sẽ được công khai theo cơ chế phân quyền, giúp nhân sự có cái nhìn tổng quan về quy trình hoạt động, giảm thời gian thực hiện các công việc thủ công, thời gian chờ phản hồi thông tin từ các bộ phận, phòng ban khác nhau, dễ dàng tạo báo cáo, từ đó nâng cao hiệu quả công việc, năng suất lao động.

4. Lưu trữ thông tin doanh nghiệp

Doanh nghiệp có quy mô càng lớn, số lượng bộ phận, phòng ban, nhân sự ngày càng mở rộng thì vấn đề thủ tục hành chính, giấy tờ cần giải quyết càng nhiều, dễ tạo ra sai sót, nhầm lẫn và thất lạc thông tin.

Hệ thống ERP cung cấp đầy đủ chức năng , báo cáo, phân tích dữ liệu tự động , giúp quản lý thông tin doanh nghiệp. Chỉ cần nhập liệu một lần, thông tin sẽ được lưu trữ và bảo mật trên hệ thống ERP, từ đó giúp doanh nghiệp bảo toàn thông tin và lưu trữ về sau.

5. Giúp doanh nghiệp định hướng chiến lược

“Hệ thống ERP chính là “xương sống” trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.Nơi chứa đựng các luồng thông tin quan trọng của doanh nghiệp, từ thông tin nội bộ đến thông tin khách hàng, tạo ra các báo cáo giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về tình hình hoạt động kinh doanh của mình, từ đó đưa ra các chiến lược quan trọng giúp doanh nghiệp phát triển.”

Doanh nghiệp nên triển khai ERP như nào cho hiệu quả?

Panorama Consulting Solutions – một tổ chức tư vấn độc lập về ERP của Mỹ đã làm một cuộc khảo sát trên hơn 200 doanh nghiệp, chỉ ra rằng trung bình một doanh nghiệp có thể bỏ ra gần 2 năm để triển khai một dự án ERP. Vậy vì sao một dự án ERP lại tốn nhiều thời gian triển khai như vậy?

Có 3 yếu tố chính để triển khai thành công một dự án ERP:

1. Yếu tố doanh nghiệp:

Tính chất của doanh nghiệp chính là một trong các yếu tố ảnh hưởng đến việc triển khai dự án ERP.

Quy mô doanh nghiệp: Doanh nghiệp lớn sẽ triển khai dự án ERP mất nhiều thời gian hơn doanh ngiệp vừa và nhỏ. Càng nhiều phòng ban thì thời gian thiết lập các module để số hóa công tác chuyên môn càng lâu.
Loại hình kinh doanh của doanh ngiệp. Ví dụ: Doanh nghiệp sản xuất và cung ứng dịch vụ, hàng hóa có thời gian triển khai ERP dài hơn doanh nghiệp sản xuất lắp ráp. Quy trình chuyên môn càng nhiều thì càng mất nhiều thời gian để module hóa công việc hơn.
Nhu cầu quản lý của mỗi doanh nghiệp: Doanh nghiệp có đòi hỏi càng cao trong khâu quản lý và số hóa thông tin thì việc đáp ứng đối với các nhà cung cấp ERP càng khó khăn hơn.
Khả năng áp dụng công nghệ thông tin của mỗi doanh nghiệp: việc chuyển đổi từ quản lý thủ công sang số hóa thông tin cũng là một thách thức để nhân sự trong doanh nghiệp nâng cao trình độ tin học.

2. Yếu tố hệ thống:

Một hệ thống ERP có nhiều phát sinh trong quá trình triển khai cũng là một trong những nguyên nhân khiến việc triển khai mất nhiều thời gian

Độ phức tạp của hệ thống: hệ thống ERP càng nhiều module, chức năng càng mất nhiều thời gian xây dựng.
Khả năng tùy biến của ứng dụng: Doanh nghiệp có quy trình quản lý càng phức tạp sẽ càng đòi hỏi khả năng tùy biến của ứng dụng càng cao thì càng mất nhiều thời gian, chất xám đầu tư xây dựng

3. Yếu tố con người:

Con người của doanh nghiệp và con người sử dụng ERP là một trong những yếu tố quyết định thời gian triển khai ERP.

Số lượng con người sử dụng ERP trong doanh nghiệp: Doanh nghiệp càng có nhiều nhân sự sử dụng ERP thì càng mất nhiều thời gian đào tạo
Số lượng đối tượng cần quản lý trong hệ thống: Doanh nghiệp càng nhiều đối tượng quản lý thì càng phát sinh nhiều Module quản lý chuyên biệt sẽ dẫn đến mất nhiều thời gian xây dựng, triển khai.
Trình độ tin học của nhân sự: Doanh nghiệp có nhân sự với trình độ tin học cao thì càng tiết kiệm thời gian triển khai
Năng lực của nhà cung ứng ERP: Nhà cung ứng càng có nhiều kinh nghiệm triển khai ERP thì đáp ứng càng nhanh bài toán của doanh nghiệp trong việc xây dựng hệ thống ERP phù hợp.