MS Project – Công cụ quản lý dự án đắc lực

Không thể phủ nhận việc để một dự án thành công thì quá trình thực hiện là điều rất quan trọng. Vậy để dự án diễn ra theo đúng kế hoạch và mục tiêu định sẵn thì chúng ta cần một công cụ đủ mạnh giúp quản lý dự án, phân bổ và theo dõi nguồn lực. Và công cụ đó, không gì khác chính là Microsoft Project.

8 tính năng nổi bật trong quản lý dự án của Microsoft Project

Tạo ra các kế hoạch cho dự án. Xác định được thời gian phải hoàn thành
Lập tiến độ thích hợp với các nhiệm vụ cần phải thực hiện
Phân bổ nguồn lực và chi phí cho các công tác
Cho phép điều chỉnh kế hoạch phù hợp với các ràng buộc về thời gian và chi phí tài nguyên giới hạn
Quản lý dự án theo tiến độ và chi phí bằng phương pháp Earned Value Method (EVM)
Xem các thông tin, dữ liệu theo nhiều cách, đánh dấu, lọc và sắp xếp thông tin dự án theo cách của bạn
Cộng tác và chia sẻ dữ liệu với các thành viên trong nhóm để tăng năng suất làm việc
Chuẩn bị những báo cáo mang tính chất chuyên nghiệp để trình bày cho ban lãnh đạo, tư vấn giám sát, chủ đầu tư, công nhân…

Một số từ khóa phổ biến trong MS Project

Task: Công việc, nhiệm vụ
Task list: Danh sách các công việc
Duration: Thời gian thực hiện công việc
Start: Ngày bắt đầu
Finish: Ngày kết thúc
Predecessors: Công việc làm trước
Successors: Công việc kế tiếp
Resource: Tài nguyên, nhân lực, máy móc thực hiện các công việc của dự án
Work: Số giờ công được gán để thực hiện công việc
Unit: Khả năng tài nguyên
Milestone: Loại công việc đặc biệt (điểm mốc) có Duration = 0, dùng để kết thúc các đoạn trong dự án
Recurring Task: Công việc định kỳ, lặp đi lặp lại nhiều lần theo chu kỳ trong thời gian thực hiện dự án
Schedule: Thời gian thực hiện dự án
Std.Rate: Mức giá chuẩn
Ovr.Rate: Mức giá ngoài giờ
Cost/use: Chi phí tài nguyên sử dụng
Baseline: Theo kế hoạch
Actual cost: Chi phí đã tiêu hao cho tới thời điểm hiện tại
Current cost: Chi phí đã tiêu hao cho tới thời điểm hiện tại + Chi phí còn lại theo thời điểm hiện tại
Remaining cost: Chi phí cần có để tiếp tục dự án
Summary Task: Công việc tóm lược – Tóm lược thời khoảng, công việc và chi phí của các công việc khác

Những bước chính để quản lý một dự án cơ bản trong MS Project

Bước 1: Chuẩn bị thông tin dự án

Thông tin chính gồm: tên dự án, mục đích của dự án, tác giản – người thực hiện dự án, tên công ty tiến hành dự án
Các thiết lập ban đầu của dự án bao gồm: thiết lập thời gian, lịch, kế hoạch để làm việc...

Bước 2: Lập dự án

Thực hiện những khai báo tài nguyên được sử dụng trong dự án
Lập số liệu, quan sát các quá trình thực hiện với từng hạng mục khác nhau trong dự án, thực hiện cập nhật và sửa đổi chúng theo yêu cầu của từng hạng mục bằng cách sử dụng bảng khác nhau. Thông thường mỗi bảng sẽ có hai vùng, vùng bên trái được tổ chức theo hàng cột để nhập số liệu, vùng bên phải sẽ thể hiện những tiến trình cùng với mối quan hệ của chúng

Bước 3: Cập nhật tiến độ

Trong quá trình thực hiện dự án cần cập nhật tiến độ dự án. Việc cập nhật tiến độ dự án là một yếu tố rất quan trọng góp phần đi tới thành công của một dự án. Nó giúp người quản lý quan sát được tình hình chung của dự án.

Mỗi một công việc khác nhau sẽ cần những thông tin chính cần được cập nhật như sau:

-   Khối lượng đã hoàn thành (%)
-   Thời gian thực tế hoàn thành
-   Thời điểm bắt đầu và kết thúc
-   Lên kế hoạch xác lập đường găng của dự án:

Đường găng (Critical) là đường đi từ đầu đến cuối dự án theo các công tác mà có thời gian hoàn thành dài nhất. Những công tác nằm trên đường găng được gọi là công tác găng. Thông qua đường găng, quản lý có thể điều chỉnh tiến độ dự án.

Bước 4: In các biểu đồ và thiết lập báo cáo

Có thể nói các báo cáo được MS Project hỗ trợ rất đa dạng nhưng cũng còn những điểm hạn chế người dùng là: không được can thiệp vào một số định dạng báo cáo như ghi chú, tên các cột…
Việc kết xuất báo cáo được thực hiện tự động nên rất thuận tiện cho người sử dụng.