KPI là gì? Quy trình xây dựng chiến lược KPI hiệu quả

Chỉ số KPI là những số liệu chính xác nhất để lượng hóa các chỉ tiêu đo lường và đánh giá nhân viên, là phương pháp được sử dụng phổ biến trong doanh nghiệp, tổ chức. Tuy nhiên cần hiểu rõ về KPI thì mới có thể áp dụng thành công vào doanh nghiệp của mình.

Vậy KPI là gì? Lợi ích của KPI đối với doanh nghiệp? Tiêu chí SMART trong KPI? Quy trình xây dựng chỉ số KPI theo BSC như thế nào? Tại sao doanh nghiệp triển khai KPI thất bại? Hãy cùng ASD tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây.

KPI - viết tắt của Key Performance Indicator là chỉ số đo lường và đánh giá mức độ hiệu quả của công việc được thể hiện qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu, phản ánh hiệu quả hoạt động của tổ chức, bộ phận, cá nhân.

Chỉ số KPI biểu hiện qua các giá trị định lượng và số liệu cụ thể, từ đó có thể đánh giá năng lực, tính toán lương thưởng nhân sự,...

KPI thường được xây dựng ở nhiều cấp độ khác nhau vừa tạo động lực cho nhân viên, vừa làm thước đo đánh giá kết quả công việc.

Các chỉ số KPI cơ bản:

 

S - Tính cụ thể (Specific)

KPI đưa ra không được chung chung mà cần xác định rõ ràng cho từng nhiệm vụ. Từ đó nhân sự sẽ biết rõ mình cần làm gì để đạt được mục tiêu.

 

M - Tính đo lường được (Measurable)

KPI cần đo lường được để ban lãnh đạo có thể đánh giá hiệu quả công việc, nếu như mục tiêu không thể đo lường nó trở nên vô nghĩa, và lãng phí thời gian thực hiện. Có thể sử dụng các phần mềm quản trị doanh nghiệp để đo lường các chỉ số này.

 

A - Có thể đạt được (Attainable)

Các chỉ số này phải phù hợp với tình hình của công ty, phù hợp với nguồn lực của doanh nghiệp, tuy nhiên cũng cần đặt ra các thách thức làm động lực cố gắng và phát triển cho nhân sự.

 

R - Tính thực tế (Relevant)

Các tác động bên ngoài như tình hình thị trường, xã hội, văn hóa,... cần được xem xét, đánh giá để xây dựng KPI phù hợp.

 

T - Có mốc thời hạn cụ thể (Timebound)

Mục tiêu có thời hạn rõ ràng. Điều này giúp nhân sự chủ động kiểm soát, sắp xếp ưu tiên thứ tự công việc để hoàn thành thậm chí vượt ngưỡng KPI đề ra.

Việc xây dựng và triển khai KPI mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:

Năng lực của nhân viên được đánh giá chính xác, khách quan: Bộ chỉ số KPI được xây dựng theo nguyên tắc rõ ràng, cụ thể, phù hợp với từng vị trí khác nhau, làm cơ sở để Ban lãnh đạo đánh giá năng lực, hiệu quả làm việc của nhân sự.

Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp được hoạch định rõ ràng: Các chỉ số KPI đo lường chi tiết giúp quản lý và điều chỉnh bổ sung kịp thời chiến lược kinh doanh.

Tiếp nhận thông tin quan trọng: Bức tranh tổng quan tổng thể doanh nghiệp được biểu hiện thông qua bảng biểu, chỉ số cụ thể giúp nhà quản lý dễ dàng nắm bắt được những thông tin quan trọng.

Tạo động lực và tinh thần trách nhiệm cho nhân viên: Từ các mục tiêu chiến lược cụ thể, nhân viên chủ động nắm bắt được mình cần làm gì để đạt được chỉ tiêu, tạo tinh thần làm việc chăm chỉ hơn, là động lực để tập trung tốt hơn vào mục tiêu KPI.

Mục tiêu được đo lường: Các chỉ số được đo lường realtime giúp bạn xác định được đã hoàn thành được bao nhiêu phần trăm mục tiêu.

KPI thường được xây dựng theo phương pháp bảng điểm cân bằng BSC.

Theo phương pháp BSC, chiến lược của công ty được cụ thể hóa thông qua bản đồ chiến lược ứng với 4 viễn cảnh: Tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ và học hỏi phát triển.

Dưới đây ASD xin gửi tới bạn “Bí kíp” chi tiết 6 bước xây dựng chỉ số KPI theo BSC.

Phân tích tổng thể doanh nghiệp: tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi, SWOT, lợi thế cạnh tranh, văn hóa doanh nghiệp,... thông qua các công cụ phân tích chiến lược hoặc câu hỏi thu thập dữ liệu, khảo sát.

Từ đó chuẩn hóa cơ cấu tổ chức công ty theo ma trận phân bổ chức năng từ cấp công ty, cấp phòng ban, cấp cá nhân.

Bản chất việc xây dựng bản đồ chiến lược là việc xác định các mục tiêu chiến lược ứng với 4 phương diện BSC: Tài chính, khách hàng, quy trình, học hỏi và phát triển.

Từ đó vẽ các đường dẫn, kết nối các mục tiêu chiến lược theo quan hệ nhân quả hình thành nên bản đồ chiến lược thành phần.

Mô hình hợp nhất các bản đồ chiến lược thành phần hình thành bản đồ chiến lược cấp công ty. 

Trong đó, những mục tiêu chiến lược trùng nhau hoặc có nội hàm gần giống nhau sẽ được hợp nhất thành một. Khuyến nghị số lượng mục tiêu chiến lược không nên vượt quá 16.

Việc xây dựng, thiết kế bản đồ chiến lược do ban lãnh đạo cấp cao như Hội đồng quản trị, Ban giám đốc triển khai.

Từ bản đồ chiến lược, Ban lãnh đạo cần cụ thể hóa các mục tiêu chiến lược thành các chỉ tiêu KPI cấp công ty. Các chỉ tiêu này cần đảm bảo tiêu chí SMART: tính cụ thể, tính đo lường được, có thể đạt được, tính thực tế và có thời hạn cụ thể.

Hệ thống chỉ tiêu KPI cần đảm bảo 3 nguyên tắc:

 

Sau khi hoàn thành thiết lập hệ thống chỉ tiêu KPI ở cấp công ty, sẽ phân bổ các mục tiêu chiến lược, chỉ tiêu KPI xuống các cấp thấp hơn: phòng ban và cá nhân.

Đây là lý do tại sao trước khi triển khai hệ thống KPI cần tiến hành chuẩn hóa cơ cấu tổ chức doanh nghiệp, để việc phân bổ KPI hợp lý và hiệu quả.

Trong quá trình này, các nguyên tắc cần được đồng bộ một cách chặt chẽ, nếu không sẽ dẫn tới KPI cấp phòng ban, bộ phận không liên kết được với KPI cấp công ty.

Quy chế đánh giá bao gồm các nguyên tắc theo dõi, đánh giá, quy đổi chỉ số KPI thành hệ điểm đánh giá chung và có thể sắp xếp, so sánh giữa các nhân sự trong công ty. Ngoài ra doanh nghiệp có thể áp dụng kết quả KPI để tính lương hiệu quả và tính thưởng.

Sau khi xây dựng quy chế chi tiết, cần ban hành công khai cùng bộ chỉ tiêu KPI. Quy chế này được cập nhật, theo dõi và sửa đổi phù hợp.

Hệ thống chỉ số KPI cần được hiệu chỉnh theo từng giai đoạn khác nhau: giảm bớt những khía cạnh đã hoàn thành hoặc bổ sung các chỉ tiêu đo lường các chỉ số then chốt hoặc bổ sung thay đổi theo định hướng chiến lược của Ban lãnh đạo.

Để đánh giá hệ thống KPI có thành công hay không, cần trả lời những câu hỏi:

 

Có nhiều lý do dẫn tới việc doanh nghiệp không đạt được KPI đề ra:

 

Tạm kết,

Cho dù doanh nghiệp của bạn mới thành lập, đang trên đà phát triển, hay đang gặp khó khăn thì việc triển khai KPI để đo lường hiệu quả công việc là rất cần thiết. Trên đây, ASD đã làm rõ các nội dung cơ bản cần biết khi triển khai KPI trong doanh nghiệp.

Hy vọng nội dung bài viết sẽ giúp bạn có những kiến thức hữu ích để xây dựng và triển khai KPI hiệu quả.

Nếu bạn cần từ vấn thêm về các giải pháp quản trị doanh nghiệp,

liên hệ ngay ASD để được tư vấn miễn phí giải pháp phần mềm chuyên biệt cho doanh nghiệp của bạn.

Chúng tôi đem tới cho doanh nghiệp bộ giải pháp công nghệ số tổng thể cho doanh nghiệp, chuyên biệt và hiện đại.

Với kinh nghiệm hơn 10 năm cung cấp giải pháp doanh nghiệp, ASD hoàn toàn tự tin làm chủ công nghệ để tạo ra những sản phẩm, giải pháp tốt nhất cho doanh nghiệp từ mảng Sale & Marketing, Kế toán tài chính cho đến Vận hành/Sản xuất, Quản lý nhân sự hay Báo cáo thông minh.